Sabemos que quermesses, festas do padroeiro e show de prêmios são eventos essenciais para a continuidade nos trabalhos pastorais de uma paróquia, bem como na realização de ações sociais e até mesmo para manter a manutenção dos espaços religiosos. Também sabemos que essas datas elevam as preocupações de toda a comunidade, do pároco ao festeiro, do coordenador ao tesoureiro. Mas com a tecnologia a favor da organização, é possível transformar a experiência dos participantes e aumentar a arrecadação sem complicação.
Desafios enfrentados pelos organizadores
Quermesses são eventos tradicionais que movimentam comunidades inteiras, mas quem está por trás da organização sabe o quão difícil pode ser gerenciar um fluxo constante de dinheiro e pessoas. Entre os principais problemas enfrentados pelos organizadores estão:
- Fraudes e roubos: O manuseio de dinheiro em espécie pode facilitar perdas, furtos ou até mesmo golpes, comprometendo o lucro do evento.
- Trapaças e desconfianças: Em eventos que utilizam dinheiro em espécie ou fichas não registradas, está sujeito a dúvidas e conflitos até mesmo entre os organizadores.
- Filas e desorganização: A demora no atendimento pode frustrar os participantes e reduzir o consumo, prejudicando a arrecadação.
- Dificuldade na prestação de contas: Sem um controle eficiente, os organizadores podem ter dificuldades em controlar as vendas e definir estratégias de melhoria para os próximos eventos.
Felizmente, a implementação de um sistema de consumo pode resolver todos esses problemas e garantir um evento mais eficiente e seguro.
Como funciona um sistema de consumo para eventos
Os sistemas de consumo para eventos podem ser implementados de duas formas principais: por meio de fichas ou com soluções cashless. Cada uma dessas opções tem características específicas e vantagens para os organizadores.
Fichas para consumo
As fichas para consumo são uma solução tradicional e amplamente utilizada. Os participantes compram fichas previamente e utilizam para adquirir alimentos, bebidas e outros produtos no evento. Esse método evita o manuseio excessivo de dinheiro nos pontos de venda e facilita a gestão financeira.
Soluções cashless
O modelo cashless, por outro lado, utiliza cartões recarregáveis, pulseiras ou aplicativos para realizar transações. O participante adiciona crédito ao seu dispositivo e faz pagamentos de forma digital, reduzindo drasticamente o uso de dinheiro em espécie e trazendo mais segurança para o evento, principalmente para aqueles de longa duração. Confira como a Quermesse da Paróquia Santíssima Virgem, em São Bernardo do Campo -SP, se beneficiou do nosso sistema de cashless no seu evento.
Os desafios de implementação de cada modelo
Ambos os modelos têm vantagens significativas, mas também desafios na implementação. O sistema de fichas, apesar de fáceis de usar e acessíveis para qualquer público, as fichas físicas podem ser falsificadas ou perdidas, o que exige um controle rigoroso por parte da organização. Para reduzir os incidentes como a falsificação, é fundamental ter uma equipe de implementação da solução preparada e com níveis de acesso ao sistema claramente definidos, não permitindo geração de fichas sem valor padrão previamente cadastrado, por exemplo, exceto por pessoa devidamente autorizada.
Em contrapartida, o sistema cashless exige um investimento inicial em cartões, por parte do consumidor, que para muitos organizadores é visto de forma inadequada. Entretanto, o valor que o consumidor gasta é reembolsado, desde que o cartão seja devolvido ao final do evento. Além disso, um sistema de cashless garante um controle absoluto das transações e permite uma experiência de consumo mais ágil e moderna.
Soluções sob medida para quermesses
Eventos que adotaram sistemas de consumo, especialmente os modelos cashless, registraram um aumento significativo na arrecadação e na satisfação do público em torno de 30% a 50%. O controle eficiente das vendas permite que os organizadores tomem decisões estratégicas, como ajustar preços e otimizar o estoque de alimentos e bebidas.
Muitas igrejas e comunidades que implementaram essas soluções conseguiram eliminar fraudes, reduzir desperdícios e tornar suas quermesses mais organizadas. Além disso, a possibilidade de gerar relatórios detalhados sobre o consumo ajuda a planejar edições futuras do evento com mais precisão.
Se você deseja uma quermesse mais segura, organizada e lucrativa, a implementação de um sistema de gestão de consumo para eventos pode ser a chave para o sucesso. Seja com fichas ou tecnologia cashless, a modernização da gestão financeira trará benefícios tanto para a equipe organizadora quanto para os participantes.
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