Como planejar um evento corporativo de sucesso

14 de fevereiro de 2018 - Geral

evento corporativo

Não importa qual o seu ramo de atividade, ou qual o tamanho da sua empresa, o fato é que eventos corporativos como exposições, encontros e summits são sempre uma mina de conhecimento e de networking. Porém, não é sempre que temos a disponibilidade de nos locomover aos grandes centros onde geralmente estes eventos acontecem. E pior ainda é quando resolvemos nos aventurar e organizar um sem ter experiência no assunto. Nós preparamos algumas dicas e orientações sobre como entrar nessa sem tomar prejuízo ou arrancar os cabelos de raiva.

Defina seu orçamento máximo

Não adianta, no fim das contas o que vai ditar muitas das limitações do seu evento é o quanto você pode gastar nele. Antes de pensar nos detalhes, defina a verba disponível para o grande dia. É este valor que vai definir o local, o buffet, as atrações, e a publicidade do seu grande encontro empresarial, então faça uma planilha para antecipar todos estes gastos

Lembre-se de conversar com o responsável pela contratação do seu serviço sobre o que deve ter no evento empresarial e qual a quantia de capital disponível. Saiba que você não pode fazer muita coisa com pouco dinheiro e, em caso de boas verbas, você pode sugerir itens que sejam interessantes.

Para ajudar no orçamento, é recomendado buscar patrocínios. Além de aliviar os gastos, é uma ótima oportunidade para iniciar parcerias que podem até ir além do evento.

Escolha a melhor data e local

Com o valor a ser investido já estabelecido, é hora de pesquisar a melhor data para o evento. Pesquise nas redondezas da sua cidade uma data que seja livre de concorrências  com grandes shows, festivais e outros eventos mais consolidados e de maior apelo ao seu público alvo. Também é válido ressaltar que época de férias pode ser uma grande furada, já que neste período a maioria das empresas e seus colaboradores estão buscando fugir deste tipo de compromisso!

Para a escolha do local, além do espaço e da infraestrutura, a localização é essencial. A alternativa mais democrática é procurar lugares que sejam próximos à empresa. Dessa forma, os convidados já estarão familiarizados com a região e dificilmente terão problemas para chegar ao local do evento.

É bom ter em mente que um planejamento com antecedência pode fazer toda a diferença. Se você deixar para a última hora, provavelmente encontrará poucas opções de data e local disponíveis.

Faça as contas

Essa dica vai poupar seu tempo e dinheiro: antes de orçar buffets e fechar pacotes, saiba o que você realmente precisa. Faça um levantamento do número de convidados e trace estimativas. Para ajudar nas contas, considere os cálculos abaixo.

 Comida:

  • 12 a 15 salgados por pessoa se houver apenas coquetel;

  • 5 a 8 salgados por pessoa se houver almoço ou jantar;

  • 150 gramas de massa por pessoa, se servida como acompanhamento, ou 200 gramas, se servida como prato principal;

  • 200 gramas de carne por pessoa.

Bebida:

  • Uma garrafa de vinho para cada duas pessoas;

  • Um litro de whisky para cada 10 pessoas;

  • Uma garrafa de cerveja por pessoa;

  • 400 ml de refrigerante por pessoa;

  • 200 ml de água mineral por pessoa.

Contate bons fornecedores!

Comunique seus convidados

Evento planejado, serviços contratados. Agora só falta avisar aos convidados. Antes de investir em banners e cartazes, é interessante considerar outras alternativas. Peças afixadas em murais de aviso e corredores não são as maneiras mais eficientes de comunicar, além de serem bastante impessoais. As informações contidas ali não são lembradas e podem até mesmo passar despercebidas.

Um mailing atualizado de toda a empresa pode ajudar bastante na divulgação. O e-mail empresarial é acessado por todos com certa frequência e um convite enviado por esse canal certamente vai ter alcance e eficiência muito maiores, além de não gerar nenhum custo adicional.

#Dica: Anexe ao e-mail o link para a página do evento, na qual cada convidado pode confirmar presença. Assim, você ainda poderá realizar o controle de acesso de cada participante do evento.

Obtenha Feedbacks

Planejar e colocar um evento em prática é sua tarefa. Mas como saber se ela foi bem executada? O pós-evento é a hora de captar as impressões do público participante, bem como de quem contratou seus serviços e das demais pessoas que trabalharam com você.

Quanto aos convidados, fica fácil mandar uma mensagem se você promoveu seu evento empresarial na internet e tem a lista de e-mail. Agradeça a presença e convide a pessoa a comentar algo que gostou, ou não, abrindo espaço para sugestões e críticas. Os convidados são o item mais importante de qualquer produção, portanto, obter este feedback é muito importante para manter a qualidade do seu trabalho. O mesmo vale para sua equipe e a empresa que o contratou: dialogue, pergunte tudo sobre o evento e esteja aberto a ouvir para crescer.

Ficou alguma dúvida sobre organização de eventos empresariais? Deixe um comentário.