Como montar uma equipe eficaz para o seu evento

22 de outubro de 2019 - Fases do Evento

Milhares de preocupações passam pela cabeça de quem vai produzir um evento. Todo cuidado é importante, desde o planejamento até a execução do que foi pensando. Por isso, ter ajuda nesses momentos é essencial e decidimos falar hoje sobre como montar uma equipe eficaz para o seu evento.

A ideia é unir forças para tentar garantir o sucesso. Afinal, são tantos detalhes que fica difícil deixar toda a responsabilidade por conta de uma pessoa só, não é verdade? Então, fique ligado nas dicas a seguir!

Tenha em mente os seus objetivos

Antes de mais nada, você precisa pensar no que deseja fazer — qual será o propósito do evento e como ele deve acontecer? É claro que os planos podem mudar ao longo do tempo e a própria equipe deve contribuir para isso, mas ter um plano inicial é um ponto de partida.

Assim, será possível definir as suas necessidades, como a quantidade de colaboradores que deve precisar contratar e as habilidades de cada um deles, os tipos de fornecedores, entre outros detalhes. Por exemplo, talvez você decida terceirizar alguns serviços ou montar o seu time para outros.

Conheça o nicho do seu evento

Depois de ter uma visão geral do que deve acontecer, comece a pesquisar sobre o seu público-alvo. Ainda que ele seja abrangente, cada evento possui um nicho de atuação e conhecer as suas características é fundamental. 

Sabendo disso, será mais fácil montar uma equipe eficaz e funcional. Inclusive, explorar o perfil do seu público vai fornecer informações relevantes para contratar as pessoas certas, que tenham a ver com a proposta do evento.

Planeje as funções de cada um

Se você já encontrou os profissionais para integrar o seu grupo de trabalho, uma boa dica é definir o planejamento considerando as funções que cada um deve desempenhar para que o evento seja realizado. 

Ou seja, delegar as tarefas e deixar todos cientes das suas obrigações. Para facilitar, monte um cronograma com metas e prazos, que fique em um local de fácil acesso. A partir de então, basta gerenciar o andamento do plano — caso você não queira ser o responsável por isso, deixe essa atribuição para uma outra pessoa. O que importa é que todo o processo seja acompanhado e que cada um saiba das suas funções.

Invista em comunicação e treinamento

Um dos fatores essenciais para a equipe funcionar bem é ter uma comunicação clara e objetiva. Erros de informação e a dificuldade de diálogo realmente podem comprometer os resultados, principalmente quando se trata de um evento com muitos detalhes.

Uma sugestão para que as operações dêem certo é investir em treinamento. Com o seu planejamento em mãos, junte todo mundo para alinhar as práticas e ficar mais preparado. Estimule a interação entre eles e ajude a criar um clima agradável para o trabalho, o que certamente deve influenciar na produtividade de cada um.

Conte com a ajuda da tecnologia

Por fim, não deixe de apostar em facilidades que vão tornar o seu time ainda mais potente, como aproveitar os benefícios que a tecnologia oferece. O Sistema Nowigo é um exemplo perfeito de serviço personalizável que é capaz de transformar o seu evento.

Enquanto a maioria das pessoas acha que o controle de acesso com as pulseiras RFID é uma vantagem para os visitantes (e de fato é), a verdade é que a organização também se beneficia. 

No caso da gestão da equipe, esse tipo de controle fornece dados como tempo de trabalho e movimentação de cada colaborador. Sabendo dos horários de pico de atendimento em tempo real para cada área, a alocação do time é organizada de forma a otimizar os serviços oferecidos e toda a experiência.

Não parece muito mais simples saber como montar uma equipe eficaz para o seu evento quando você possui essa facilidade? Para conhecer os nossos recursos e a solução completa da Nowigo, entre agora mesmo em contato conosco! Use a tecnologia em favor da experiência no seu evento e garanta sucesso para sua marca.