7 ideias de como fazer um checklist para o seu evento

24 de janeiro de 2020 - Fases do Evento

Já falamos algumas vezes do desafio que é organizar um evento. Por isso, toda ajuda é bem-vinda para deixar essa tarefa um pouco mais fácil e aumentar as chances de tudo dar certo. Nesse caso, dois fatores são imprescindíveis: organização e planejamento.

Uma ótima ideia para cumprir esses requisitos é elaborar uma lista de tarefas para manter o controle de todas as ações programadas. A pergunta é: você sabe como fazer um checklist para o seu evento? Fique tranquilo que nós reunimos 7 dicas para ajudá-lo! Confira a seguir quais são elas.

1. Comece pelas informações básicas

Pensando na importância de ser organizado nesse momento, vale começar o checklist descrevendo os dados básicos do evento. Descreva a proposta completa, mesmo que os seus planos mudem com o tempo e seja necessário fazer algumas alterações.

O que deve constar nessa parte: local, data, tempo de duração, principais ideias de ações, orçamento e o perfil do público que você pretende atingir. Essa última informação é muito importante e vai ser essencial para as suas estratégias de Marketing.

2. Liste as suas necessidades

Para que a programação se torne realidade na data prevista, você vai precisar correr atrás de todos os detalhes e a listagem dessas necessidades ajuda muito a não esquecer de nenhum item.

Por exemplo, para organizar um evento corporativo com palestras e reuniões de networking, provavelmente as suas necessidades devem ser: encontrar um ambiente que abrigue o número de pessoas esperado, pensar no mobiliário para acomodar todo mundo, preparar um café para o intervalo, providenciar os recursos tecnológicos necessários etc.

Por sua vez, se o objetivo é fazer uma festa em uma casa noturna, você deve pensar em pontos como: som, decoração, bebida e alimentação, atrações, controle de acesso, formas de pagamento, entre outros. Seja minucioso e revise a sua lista várias vezes, incluindo até mesmo pequenas tarefas (tipo comprar itens de higiene para os banheiros).

Lembre-se que organizar um evento é pensar na experiência que o seu convidado vai desfrutar naquela ocasião. Ou seja, coloque-se no lugar do visitante para ter boas ideias e acertar no resultado final.

3. Tente definir prioridades

Depois de descrever todas as necessidades, o que vai facilitar o seu plano de ação é separar a lista de tarefas de acordo com uma ordem de prioridade. Portanto, pense em tudo o que é mais importante e/ou urgente para saber o que deve ser feito primeiro.

Isso vai evitar que você se perca em meio a tantos afazeres e administre o seu tempo de uma forma pouco produtiva. Ainda que comprar os itens de higiene para os banheiros seja uma tarefa do seu checklist, há outras necessidades que precisam ser resolvidas primeiro, certo? Caso contrário, existe o risco do evento nem acontecer e os mesmos itens nem serão necessários. Então, pense em uma lógica sequencial e organize as suas atribuições.

4. Defina os seus parceiros e recursos extras

Nem tudo vai depender exclusivamente de você e essa é a principal razão para procurar os melhores parceiros para o sucesso do evento. Tanto os fornecedores quanto a sua própria equipe precisam estar alinhados com os seus objetivos.

Essa é o momento de pesquisar o mercado e encontrar tudo o que pode agregar valor aos seus planos para iniciar as negociações. A dica é ser criterioso para não prejudicar a sua imagem por conta de um terceiro.

5. Determine prazos

Não adianta ter todas as atividades listadas se elas não forem resolvidas, não é verdade? O propósito do checklist é justamente “dar check” nas tarefas aos poucos — isto é, riscar cada item das suas obrigações e executar todo o cronograma. Para que não haja maiores problemas e recorrentes atrasos, vale a pena determinar prazos para cada uma das tarefas e tentar cumpri-los ao máximo.

6. Tenha sempre um plano B

Imprevistos acontecem e todo produtor de eventos experiente sabe disso. Sendo assim, é fundamental ter sempre um plano B para não ficar desesperado se as coisas fugirem do esperado. Alguns exemplos comuns que acontecem: condições climáticas desfavoráveis e pessoas da equipe faltando. Considere todas as possibilidades e pense em alternativas.

7. Não esqueça do pós-evento

O trabalho não termina quando o evento acaba, pois ainda existe o pós-evento. Além de fazer uma boa revisão do seu checklist para conferir se tudo saiu como o planejado, não deixe de saber a opinião do seu público para anotar as sugestões de melhoria. Como algumas pessoas esquecem dessa parte, esse pode ser um diferencial para você.

Enfim, fazer um checklist para o seu evento é uma estratégia muito útil para facilitar a sua realização. Quer uma dica bônus para ter sucesso? Invista em tecnologia para melhorar a experiência! Venha conversar com a gente e descubra como as soluções Nowigo podem fazer a diferença!