Eventos são uma parte essencial da estratégia de marketing de muitas empresas. Eventos são fonte de receita para diversas instituições. Eventos são negócios do mercado de entretenimento. Eventos são plataformas de comunicação de diversas marcas. Eventos são momentos de interação, convivência, troca e diversão. Todos eles oferecem uma oportunidade única de interação, conveniência, troca e diversão com e para o público, clientes, parceiros. No entanto, garantir a segurança e o controle de acesso em eventos de qualquer tipologia pode ser um imenso desafio.
Neste post, exploraremos a importância desse controle em eventos de naturezas diversas e como a Nowigo pode ser a parceira ideal nesse processo.
Por que controlar o acesso?
O controle de acesso é fundamental para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham permissão para entrar em um evento. E ao citarmos apenas pessoas autorizados nos referimos tanto àquelas que compraram seu ingresso ou vão aproveitar o evento com nome na lista, quanto a equipe de produção, o staff ou mesmo a organização, pois sabemos que cada evento possui termos específicos para denominar sua equipe de trabalho. Em sua essência, essa operação tem por objetivo garantir ou negar o acesso de pessoas em um determinado local.
Entretanto, existem aspectos que precisam ser observados além do obvio e que precisam ser refletidas para entender se fazem sentido em cada tipo de evento como, por exemplo:
- garantir que não ocorram fraudes com ingressos, como trocas de pulseiras entre participantes;
- garantir que pessoas que possuem ingressos comprados através dos canais oficiais e tiqueteria do evento não acessem o evento, eliminando assim o cambismo;
- evitar que pessoas indesejadas ou não convidadas entrem no evento;
- evitar que pessoas que comprometam a segurança do evento acessem o local e coloquem o público em risco;
- garantir acesso a equipe de trabalho com determinada função apenas a áreas em que sua presença é crucial para o desempenho do trabalho;
- garantir um registro preciso de quem esteve presente onde e quando durante o período de realização do evento.
Implementar um sistema eficaz de controle de acesso pode parecer complicado, mas com as ferramentas certas e as melhores práticas, é possível garantir um evento seguro e bem organizado. Vamos agora entender como o controle de acesso pode ser implementado dentro do um evento e quais opções temos hoje no mercado para realizar essa operação.
Conheça algumas soluções presentes no mercado
No dinâmico mercado de controle de acesso, diversas soluções têm surgido para atender às demandas específicas de eventos. Cinco opções destacam-se pela sua eficiência e adaptabilidade. São elas:
- Em primeiro lugar, os sistemas biométricos, como leitores de impressões digitais e reconhecimento facial, oferecem um nível elevado de segurança, assegurando a entrada apenas de participantes autorizados. Embora prática, tornou-se inviável em portarias de evento devido a questões sanitárias que se tornaram grande preocupação do público após a pandemia do Covid-19.
- Em segundo, mas ainda com baixa adoção, temos o reconhecimento facial, que utiliza de algoritmos sofisticados para mapear e identificar características únicas do rosto de um indivíduo. Isso aumenta os níveis de segurança, eliminando a necessidade de cartões ou senhas, proporcionando uma experiência de acesso rápido aos participantes.
- A terceira opção inclui, as tecnologias RFID (Radio-Frequency Identification) proporcionam uma abordagem eficiente, permitindo a identificação rápida e sem contato dos participantes por meio de pulseiras ou crachás. É excelente opção para grandes eventos que querem entregar uma ótima experiência ao público, como aqueles que integram a pulseira a funcionalidade de se tornar a carteira digital do participante dentro do evento para realizar pagamentos.
- Em quarto lugar, temos os aplicativos móveis, que transformaram smartphones em ferramentas multifuncionais de controle de acesso, proporcionando conveniência e flexibilidade aos usuários, que podem ter acesso a determinado evento via QR-code ou outra ferramenta mobile.
- Por último, mas ainda frequentemente utilizada, podemos citar o conjunto códigos de barras e leitores que oferecem uma solução bem versátil. Os participantes recebem bilhetes ou crachás com códigos de barras únicos, que são facilmente escaneados por leitores específicos na entrada do evento. Embora mais tradicional, mantém sua relevância devido à sua simplicidade e eficácia.
Ambas as tecnologias evidenciam o dinamismo do campo de controle de acesso, oferecendo opções que se ajustam às diferentes necessidades e contextos dos eventos. A escolha entre essas tecnologias depende da natureza do evento, da preferência organizacional e do equilíbrio desejado entre segurança, eficiência e experiência do participante.
Como implementar o controle de acesso em eventos
Aqui estão algumas dicas para implementar com sucesso o controle de acesso em um evento:
- Planejamento antecipado: Comece planejando essa parte desde o início do processo de organização do evento. Considere o número de participantes, o local do evento, as áreas em que o controle deve ocorrer e as necessidades específicas de segurança. Essa análise detalhada é o primeiro passo para um controle de acesso eficiente.
- Escolha a tecnologia certa: Entenda cada uma das opções existentes, como apresentados acima, e escolha a que melhor se adapte às necessidades do evento.
- Encontre um parceiro de confiança: Para uma boa execução da operação de controle de acesso, encontre um parceiro que tenha domínio da tecnologia, ofereça uma consultoria técnica para apoiar você na implementação da solução e ofereça suporte técnico nos dias em que ela estará sendo utilizada no evento.
- Comunicação clara: Informe aos participantes sobre o processo de controle de acesso com antecedência. Explique como eles devem obter crachás ou pulseiras e quais documentos de identificação serão necessários. No caso de credenciamento, alinhe com o seu parceiro quais informações o público pode encaminhar online e como isso pode ser feito para acelerar todo o processo e garantir interações ágeis e efetivas da sua produção com o público.
- Treinamento da equipe: Certifique-se de que a equipe responsável pelo controle de acesso esteja devidamente treinada para lidar com o sistema escolhido. Eles devem saber como utilizar a tecnologia escolhida, lidar com situações de emergência e garantir que o controle está sendo realizado efetivamente.
- Monitoramento em tempo real: Utilize um sistema de monitoramento em tempo real para acompanhar o fluxo de participantes e identificar qualquer problema ou violação de segurança imediatamente. Utilize essas informações para fazer a manutenção da estratégia dentro do evento, mas aloque uma pessoa da sua confiança para acompanhar esse aspecto e reportar pontos críticos previamente combinados e que podem prejudicar e colocar em risco o evento.
- Avaliação pós-evento: Após o evento, faça uma avaliação para identificar pontos fortes e áreas de melhoria no controle de acesso e nas áreas frequentadas pelo público. Entenda como foi a permanência em cada espaço do evento e momentos de alto fluxo de pessoas em determinado espaço. Isso ajudará a aprimorar os processos para eventos futuros e, inclusive, incluir ações específicas de marca, que alavanquem o consumo ou mesmo uma atração para entregar uma experiência ainda mais incrível e direcionada nas próximas edições.
Em resumo, o controle de acesso em eventos é essencial para garantir a segurança dos participantes e a organização do evento. Ao planejar antecipadamente, escolher a tecnologia certa, treinar a equipe, comunicar-se claramente, monitorar em tempo real e avaliar o desempenho pós-evento, é possível implementar com sucesso um sistema eficaz de controle de acesso.
O controle de acesso em eventos é uma parte essencial da organização e segurança de qualquer tipo de evento. Garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso ao local é fundamental para evitar problemas como invasões, roubos, aglomerações e até mesmo garantir a segurança dos participantes. Neste post, vamos discutir a importância do controle de acesso em eventos e como implementá-lo com sucesso usando a base de conhecimento Institucional da Nowigo.
Podemos te ajudar!
O controle de acesso em eventos é essencial para garantir inúmeros benefícios a organização do evento como evitar fraudes, eliminar cambismo, evitar o acesso de pessoas indesejadas, gerenciar a permissão de acesso da equipe de trabalho, além de garantir a segurança do público. Ao planejar antecipadamente, escolher a tecnologia adequada, encontrar um parceiro adequado, treinar a equipe, monitorar em tempo real e avaliar o desempenho pós-evento, é possível implementar com sucesso um sistema eficaz e que ajude não só a garantir um bom controle dentro do evento, mas também permita a otimização da sua estratégia em próximas edições.
Por ser uma parte fundamental da organização e segurança do evento, ao escolher um parceiro confiável e experiente, como a Nowigo, que possui soluções de controle de acesso e credenciamento e já ajudou grandes eventos nesse aspecto, você pode ter a certeza de que estará contando com soluções eficientes e tecnologia de ponta. Não deixe de investir nessa importante ferramenta para o sucesso do seu evento!
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